Une personne extérieure peut-elle écrire à votre association ?
Pour qu'un habitant, un partenaire ou un futur adhérent puisse joindre votre bureau, une liste de diffusion n'est pas le bon outil : il vous faut une boîte de contact. Voici la différence entre les deux, ce que chacun voit de vos adresses, et comment les utiliser ensemble.
Ce qui se passe quand un non-membre écrit à une liste
Seules les adresses inscrites sur une liste peuvent y écrire. Si une autre adresse envoie
un message à [email protected], le message n'est pas distribué :
aucun membre de la liste ne le reçoit, et son expéditeur reçoit un avis automatique
« Message non distribué ».
Cette règle protège vos membres du spam : une adresse de liste finit toujours par circuler. Mais elle veut dire qu'il ne faut pas afficher une adresse de liste comme adresse de contact, par exemple sur votre site ou sur une affiche.
Quelles adresses sont visibles, et par qui ?
Une liste évite que chaque destinataire reçoive l'annuaire du groupe. Elle ne rend pas pour autant anonyme la personne qui écrit :
| Situation | Ce qui est visible |
|---|---|
| Vous recevez un message de la liste | Vous ne voyez pas les adresses des autres destinataires. |
| Un membre écrit à la liste | Tous les destinataires voient son nom, et son adresse personnelle figure dans le champ « Répondre à », pour que l'on puisse lui répondre. |
| Vous cliquez sur « Répondre » | Votre message part de votre boîte vers l'auteur seul : l'auteur voit votre adresse. |
| Vous cliquez sur « Répondre à tous » | Votre message va à l'auteur et à la liste. Votre adresse est visible de l'auteur, et de tous les membres dans le champ « Répondre à ». |
| Vous écrivez à un non-membre depuis votre boîte personnelle | Il voit votre adresse personnelle. MembreActif n'intervient pas dans cet envoi et ne peut pas la masquer. |
| Vous écrivez à un non-membre depuis la boîte de l'association | Il ne voit que l'adresse de l'association. |
Les administrateurs d'une liste voient toujours les adresses de ses participants, car ils les gèrent. Les autres membres ne les voient sur le site que si un administrateur a activé cette option pour la liste.
La bonne organisation pour une adresse de contact
MembreActif ne fournit pas de boîte mail : il faut la créer chez un fournisseur de messagerie, ou chez l'hébergeur de votre nom de domaine si vous en avez un.
-
Créez une boîte au nom de l'association, par exemple
[email protected]. C'est cette adresse que vous affichez publiquement. - Activez le transfert automatique vers les boîtes personnelles des personnes concernées (président, trésorier, secrétaire). La plupart des messageries le proposent dans leurs réglages. Le nombre de destinataires possibles varie selon le fournisseur : vérifiez-le dans son aide.
- Répondez depuis la boîte de l'association, et non depuis votre boîte personnelle. Votre correspondant ne verra alors que l'adresse de l'association, et l'échange restera dans cette boîte quand le bureau changera.
Utiliser les deux ensemble
La boîte de contact et la liste se complètent : l'une parle avec l'extérieur, l'autre sert au bureau pour se concerter. Pour discuter d'un message reçu avant d'y répondre :
-
Créez une liste pour le bureau, par exemple
[email protected], avec ses membres. - Inscrivez aussi l'adresse de contact sur cette liste. Elle a ainsi le droit d'y écrire. Elle recevra aussi tous les messages de la liste.
- Transférez le message à la liste, à la main, depuis la boîte de contact. Le bureau en discute avec « Répondre à tous ».
- Répondez à la personne extérieure depuis la boîte de contact, une fois votre réponse décidée.
Une liste pour vos échanges internes
MembreActif est gratuit et ne demande aucune installation. Créez une liste pour votre bureau ou vos adhérents, et chacun continue d'utiliser sa messagerie habituelle.
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